В соответствии с Законом от 30.03.99 N 52-ФЗ работодатели, как юридические лица, так и физические лица, зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей, обязаны обеспечить условия, необходимые для своевременного прохождения медицинских осмотров своими работниками, в т. ч. их оплату, наличие на предприятии официально изданных санитарных правил, а также осуществлять гигиеническое обучение сотрудников. 

Работник, устраиваясь на работу, оформляет медицинскую книжку за свой счет. Медицинские осмотры (обследования) уже работающих сотрудников проводятся на платной основе и осуществляются за счет средств работодателя (ст. ст.212, 213, 266 ТК РФ). 

Если организация при оформлении медицинских книжек для своих сотрудников имеет дело с лицензированным и аккредитованным учреждением здравоохранения, все затраты, связанные с оплатой медицинских осмотров работников, а также гигиенического обучения и аттестации с выдачей личных медицинских книжек, можно отнести на расходы организации. 

Если же лицензии и/или аккредитации нет, то такие расходы при первой же фискальной проверке отнесут на прибыль со всеми вытекающими последствиями (штрафными санкциями за неуплату налогов, пенями и т. д.). 

В соответствии с приказом от 20.05.05 N402 при увольнении и переходе на другое место работы личная медицинская книжка остается у владельца и предъявляется по месту новой работы.